Etkinlik planlama
Her detay, tam zamanında.
Unutulmaz bir etkinliği, doğru kararların doğru zamanda verilmesi belirler. Bir kutlama, bir davet ya da bir lansman; hangi hazırlığın ne zaman yapılması gerektiğini adım adım görün. Planınız sizin tarihinize göre şekillensin; ilerlemenizi, bütçenizi ve yaklaşan işleri tek bir yerden, sakin ve düzenli biçimde yönetin.
Hazırlık rehberi
Etkinliğinizi seçin; hazırlıkları yapılması gereken sırayla görün.
Hedeften raporlamaya dört aylık bir etkinlik planı. Ekip içinde paylaşılabilecek kadar sade.
- Tarihi ve mekânı ayırtın Erken doluyor
Kapasite, teknik altyapı, ulaşım ve otopark.
- Amacı, hedef kitleyi ve bütçeyi belirleyin
Etkinlik sonunda neyi başarmak istediğinizi ve başarıyı nasıl ölçeceğinizi yazın.
- Program akışını taslak olarak çıkarın
Konuşmalar, sunumlar, aralar ve sosyal bölümler.
- Ses, ışık ve sahne prodüksiyonunu ayarlayın
Projeksiyon, LED ekran, mikrofonlar ve canlı yayın ihtiyacı.
- Konuşmacı ya da sanatçıları davet edin
Sözleşme, teknik istekler ve konaklama.
- Catering ve menüyü seçin
Kokteyl, ara ikramları ya da gala yemeği.
- Davetiye ve kayıt sistemini kurun
Katılım formu, hatırlatma e-postaları ve giriş kartları.
- Fotoğraf ve video ekibini ayarlayın
Basın, sosyal medya ve tanıtım filmi ihtiyaçlarını belirtin.
- Ulaşım ve konaklamayı planlayın
Transfer, otel blokajı ve VIP karşılama.
- Basın ve sosyal medya planını hazırlayın
Duyuru takvimi, basın bülteni ve etkinlik etiketi.
- Baskı ve marka materyallerini hazırlatın
Afiş, roll-up, yaka kartları ve hediye paketleri.
- Tüm tedarikçilerle son teyidi yapın
Kurulum saatleri, sorumlular ve acil durum planı.
- Genel prova yapın
Teknik prova, konuşmacı provası ve kayıt masası kontrolü.
- Raporlayın ve teşekkür edin
Katılım, geri bildirimler ve bütçe gerçekleşmesi; katılımcılara teşekkür e-postası.
Size özel bir plan, sizin takviminizle.
Her adımın zamanı tarihinize göre belirlenir; yaklaşan işler, haftalık kısa bir e-postayla size hatırlatılır.